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            環境管理體系程序文件范本
            發布時間:2013-11-22 14:53:16   來源:山西認證    瀏覽次數:4078

            環境因素識別和評價控制程序

            編號:YSR/EP431-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            1  目的

                對本公司活動、產品和服務中相關的能夠控制和可望對其施加影響的環境因素進行識別與評價,確定重要環境因素,并確保環境因素及時更新。
            2  適用范圍
                適用于本公司環境體系所覆蓋范圍內活動、產品和服務中環境因素的識別與評價。
            3  職責
            3.1  辦公室負責公司環境因素的識別、評價與更新工作。
            3.2  各部門負責對本部門的環境因素進行識別評價,填寫“環境因素識別/評價表”及“重要環境因素清單”,經部門領導批準后,報送辦公室。
            3.3  辦公室根據各部門、生產車間的“環境因素識別/評價表”,匯總整理成公司的“環境因素/識別評價表”及“重要環境因素清單”。保存并負責將批準后的重要環境因素清單下發至相關部門并保存。
            3.4  管理者代表負責對公司重要環境因素進行審批。
            4 工作程序
            采用“過程方法”的思路:

            確定活動/產品/服務
            識別環境因素
            評價環境因素
            確定重要環境因素

            4.1 環境因素的識別
            4.1.1 環境因素識別步驟:
            a.確定本部門的活動、產品和服務過程;
            b.識別生產及服務過程中可能產生的環境因素和環境影響;
            c.根據組織環境特點作出識別判斷。
            4.1.2 識別環境因素時應考慮:
            a.對環境的影響;
            b.法律、法規及其他要求;
            c.相關方的關注和要求;
            d.不同狀態、不同時態和不同類型時的情況:
            三種狀態:正常、異常和緊急狀態;
            三種時態:過去、現在和將來;
            六個方面:大氣污染、水污染、廢棄物污染、土地污染、資源及能源的消耗及當地環境問題等;
            e. 當公司開展某項涉及新的開發和新的或修改的活動、產品、服務的項目時,應及時對相關的環境因素進行評審,按照產品實現策劃和設計開發的進度,在同一時間階段對環境因素進行預測分析,并根據環境因素的變化情況對目標指標和管理方案進行修訂。
            4.1.3  識別環境因素時可采用的方法:
            a.調查法;
            b.現場觀察法;
            c.排查法;
            d.過程分析判斷法等。
            4.2 環境因素評價
            4.2.1 環境因素評價可考慮以下幾個方面:
            a.發生的頻率;
            b.環境影響的范圍;
            c.環境污染的危害程度;
            d.相關方關注程度;
            e.適用法律、法規和其他要求的符合性;
            f.可控程度及降低影響的可行性;
            g.其他方面。
            4.2.2  評價方法
            4.2.2.1  環境因素評價方法有多種,如:專家判斷法、是非判斷法、對比法、跟蹤環境影響或權重評分法等?紤]本組織的特點,公司采用評分法與判斷法相結合。
            4.2.2.2  評分法評分標準
            a.規定6個評價因子分別用A、B、C、D、E、F表示,每個因子分值為1~4分。
            發生頻率A
            連續發生                                              A=4分
            一日以上一次至每月一次                                A=3分
            一月以上一次至每年一次                                A=2分
            一年以上一次                                          A=1分
            環境影響的范圍B
            全球                                                   B=4分
            國家                                                   B=3分
            地區                                                   B=2分
            局部                                                   B=1分
            環境污染的危害程度C
              重大                                                   C=4分
              嚴重                                                   C=3分
              一般                                                   C=2分
              輕微                                                   C=1分
            相關方關注程度D
              相關方極為敏感、嚴重影響公司形象                       D=4分
              相關方較為關注,影響公司形象                           D=3分
              相關立關注或不關注,對公司形象有影響                    D=2分
              不影響公司形象                                          D=1分
            法律、法規和其他要求的符合性E
              測定值超標                                              E=4分
              測定值在允許范圍內                                      E=3分
              測定值等于規定值                                        E=2分
              測定值優于規定值                                        E=1分
            可控程度及降低影響的可行性F
              無現有技術待開發新技術                                  F=4分
              有相應成熟技術但不成熟                                  F=3分
              有相應成熟技術且投資大于10萬元                         F=2分
            有相應成熟技術且投資小于10萬元                         F=1分
            b.環境因素評價與重要環境因素的確定
            1)  按規定的評價因子對環境因素評定各項分值;
            2)  若A+B+C+D+E+F≥13分時,該因素初步確定為重要環境因素;
            3)       依據組織環境特點,結合實際,對比權衡,判定重要環境因素。
            4.2.3公司在整個體系的建立、實施和保持過程中均要考慮重大環境因素,公司環境委員會負責每年一次的評審,如重大環境因素發生變化,對相應的管理方案、法律法規及其他要求等內容要進行相應的評審,以確保滿足要求。
            4.3  環境因素的更新
            4.3.1  管理者代表責成各相關部門每年至少進行一次環境因素的識別與評價。
            4.3.2  環境因素發生以下情況需要重新更新時,應重新識別評價,特別要注意重要環境因素的更新。
            a.適用法律、法規發生變化及國家、地方或行業標準發生變化;
            b.本公司擴大經營范圍及改變經營項目;
            c.每年內審、外審或管理評審后涉及到環境因素的變化或發生嚴重不符合項;
            d.主要原材料及工藝方法有重大變化;
            e.重要設備、設施發生重大變化;
            f.發生應急事件/事故所涉及的環境因素變化;
            g.相關方連續投訴或提出合理要求。
            4.3.3  環境因素的更新涉及文件的更改和修訂執行《文件控制程序》。
            5  相關文件]
            5.1  《文件控制程序》
            5.2  《記錄控制程序》
            5.3  《法律法規控制程序》
            5.4  《應急準備與響應控制程序》
            6  記錄
            YSR/R-431-01《環境因素識別評價表》
            YSR/R-431-02《重要環境因素清單》

            編號:YSR/EP432-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            法律法規控制程序

             
            1  目的
                建立獲取法律法規及其他要求的渠道,以便及時獲取、識別并更新公司質量和環境適用的法律、法規及其他要求。
            2  適用范圍
                本程序適用于公司獲取、更新環境法律、法規和其他要求以及適用性確認.本程序所指的法律法規主要包括國際公約以及我國的國家、地方、或相關部門制定的法律、法規、條例、規章、制度等。其他要求主要指產業實施規范、與官方機構的協定、非法規性指南及相關的要求等。
            3  職責
            3.1  辦公室負責質量及環境方面的法律、法規、標準及相關要求的識別、獲取和更新,并填寫公司“法律法規清單”,將信息傳遞到各相關部門,并對其中的內容對公司所有員工進行宣傳培訓,確保實施。
            3.2  辦公室負責法律、法規的識別及收集,制定相應清單并經本部門領導審批,將相關信息及時與辦公室溝通。
            3.3  各部門負責本部門法律、法規的識別及收集,制定相應清單并經本部門領導審批,將相關信息及時與辦公室溝通。
            3.4  管理者代表負責法律、法規適用性審批。
            4  工作程序
            4.1獲取范圍
            a.有關的國際公約;
            b.國家法律、法規、標準及行政規章制度;
            c.地方法律、法規、標準及行政規章制度;
            d.行業規定及標準;
            e.公司上級機構的規定或指令;
            f.公司內部規章制度、管理辦法。
            4.2 對與本公司環境因素有關的法律法規要求和其他要求的適用性由辦公室負責組織各部門進行評審。對適用環境因素的法律法規的評審情況登記在《適用于環境因素法律法規識別表》中,在確定與環境因素有關的適用法律法規以后,由辦公室建立《與環境因素有關法律法規清單》,并組織公司相關部門和人員進行培訓宣貫。
            4.2  辦公室通過國家、地方及行業主管部門(如:環保安全生產、消防等部門)、刊物、網絡及其他途徑獲取相關法律法規與其他要求的文件。
            4.3  辦公室與相關部門確定其適用性,制定公司《適用的法律法規與其他要求清單》經管理者代表審批后發送各相關部門,并確保將文件發放至相關部門。
            4.4  各相關部門制定本部門相應的適用法規和其他要求清單,結合程序文件和作業指導書組織學習相關內容,確保符合要求。
            4.5  辦公室將本公司的相關文件,資料每季度整理一次歸檔辦公室。
            4.6  法律法規的登記、發放、保存按《文件控制程序》執行。
            4.7  若有法律、法規與其他要求更新或廢止時,對更新的法律、法規與其他要求重新進行識別并審批其適用性,將評審結果登記在《法律法規適用性評價表》中。
            4.8  法律、法規屬強制性要求,尤其對環境保護、清潔生產、生產材料應用方面的法律、法規要確保適時、適用、最新。
            4.9  涉及相關方要求的要及時通報給相關方。
            4.10  辦公室每季度對法律與其他要求進行一次法律、法規適用性評審工作,如有失效情況,應及時更新清單,具體按《文件控制程序》管理。
            4.11  辦公室每年進行一次法律、法規、標準及其他要求的獲取工作,本公司獲取法律法規及其他要求的主要途徑為網絡和情報發展中心,同時每年要監督檢查各部門目標、指標、環境活動表現與法律、法規及其他要求的符合性。
            5  相關文件
            5.1  《文件控制程序》
            5.2  《記錄控制程序》
            6  記錄
            6.1  YSR/R-432-01法律法規清單
            6.2  YSR/R-432-02適用的法律法規與其他要求清單
            6.3《法律法規適用性評價表》
            6.4《適用于環境因素法律法規識別表》
             

            目標、指標和管理方案控制程序

            編號:YSR/EP433-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            1 目的

            為評定后的重大環境因素設定控制目標和指標,并規劃管理方案,保持管理方案與變化的活動、產品、服務的一致性,確保環境管理體系的持續改進。
            2適用范圍
                適用于經公司評定的重大環境因素的控制策劃,即環境管理目標指標、管理方案的制定、修改、評審、批準、監控過程。
            3職責
            3.1總經理負責環境目標指標和管理方案的批準;
            3.2管理者代表負責目標指標和管理方案的審核,以及管理方案實施情況和目標指標完成情況的監督;
            3。3與重大環境因素相關的主要管理部門負責根據公司要求提出目標指標和管理方案的設想,并按照批準的要求實施。
            4程序
            4.1重大環境因素控制原則:
            4.1.1經評定批準的重大環境因素公司應策劃相應的控制手段以達到污染預防和持續改進的目的。
            4.1.2污染預防從控制、減少、消除三方面入手,因此所有重大環境因素必須有相應的控制手段:
            a首選途徑為:針對相同類型重大環境因素設定一組環境管理目標和相對應的指標,為達成一組目標指標策劃一個或一組管理方案,在管理方案中規定控制重大環境因素偏離方針、目標指標的日常管理程序的編制要求并實施。
            b次選途徑為:難以設定目標指標進行考核,或者目前難以投入資源或沒有相應技術進行改進的重大環境因素,設定相應的控制程序以保證其不偏離方針和國家相關法律法規的要求,使其得到控制。
            4.2制訂環境管理目標指標的依據:
            a法律法規、條例和其他的要求;
            b公司的重要環境因素;
            c公司的技術、財政和資源的具備情況;
            d對公司企業活動、產品、服務過程的正面和負面的影響程度;
            e其他相關的要求。
            4.3目標指標的制訂:
            4.3.1每一個體系PDCA循環開始前,公司相關部門按照4.2所列舉的依據要求,根據相關文件收集信息來源,通過管理評審過程申報最高管理層。
            4.3.2所評定的重大環境因素的具體產生或者管理部門根據4.1原則要求,對重大環境因素進行歸類,并提出控制手段途徑,凡希望通過目標指標進行控制的,提出目標指標的預想,同時提報管理評審。
            4.3.3總經理按照《管理評審控制程序》組織進行管理評審,在評價上以階段目標指標完成情況的基礎上設定下一階段目標指標的要求,確定主要責任部門按要求制訂目標指標。
            4.3.4責任部門制訂完目標指標后交管理者代表審核、總經理批準發布。
            4.4目標指標的要求:
            a可行時應該盡可能量化可測量;
            b需要規定具體的完成時間的限期;
            c滿足環境方針的承諾;
            d避免目標指標過高沒有可操作性,也避免過低,甚至不及現有水平。
            4.4.1公司在建立和評審目標時,應考慮的因素包括:
            a.       法律和其他要求:公司在環境方針中承諾遵守法律法規和其他要求,這個承諾應在環境目標和指標中加以落實,在制定目標、指標時應充分考慮這些因素,而且目標、指標的制定也應符合有關環境要求;
            b.       自身的重要環境因素:公司通過評審已識別的重要環境因素,在制定目標指標時應以這些因素為主要的考慮對象;
            c.       相關方的觀點:包括客戶、周圍社區居民和社會,特別是受組織環境績效影響較大的相關方的有關要求,應考慮納入目標指標;
            d.       所制定的目標指標應符合公司的規模、經濟、技術水平、經營狀況等實際情況,切實可行。
            4.5環境管理方案指定的依據:
            a環境方針;
            b環境目標、指標;
            c公司人、財、物、技術等資源具備情況;
            4.6環境管理方案的制訂:
            4.6.1 經批準發布的目標指標,責任部門應在一個星期內提出環境管理方案的設想;
            4.6.2管理方案設想交管理者代表,并由管理者代表組織方案相關部門討論其實施的可行性和是否能夠達成目標指標和方針的要求,并審核簽字;
            4.6.3管理者代表審核后交總經理批準、發布。
            4.7 環境管理方案的要求:
            4.7.1環境管理方案的內容應包括:實現目標指標的時間表、方法措施、相關人員的責任、涉及的財務費用預算等;
            4.7.2 可采用的方法措施包括:設備改造、新增;原材料的替代;物資的循環利用再生利用;污染的處理;資源的有效利用;過程的更改;控制文件的制訂和實施;監測的方法等。
            4.7.3 出于長期控制的要求,對于沒有完全消除的環境因素,在管理方案中必須規定控制文件的制訂和實施的要求。
            4.8制定、實施和保持環境管理方案時,應:
            a.     根據目標指標的建立、分解和落實情況,環境管理方案也應加以細化,具體落實到公司的各職能、層次和崗位,并使各相關層次與職能的環境管理方案與其所承擔的環境目標、指標相對應;
            b.     方案應說明公司如何實現目標和指標,包括職責分配、必要的資源、實施方法和時間表;
            c.     可行時,方案應包括當前或新近的活動、產品或服務的計劃、加工、生產、銷售和各階段安排,如產品的設計、原材料、工藝過程、使用和最終處置,流程的配置和重大更改等;
            d.     環境管理方案應隨情況變化(如新產品或服務項目的開發、新的或修改的活動、產品或服務)及時做相應評審和修訂。
            4.9 目標指標和管理方案頒布后,相關部門應組織相關人員進行學習,使其明確自身職責的要求,并按照規定的時間階段進行實施。
            4.10 按照規定時間階段的要求,執行部門應將執行的完成情況和效果書面報告管理者代表,管理者代表委托辦公室或辦公室,每個月應對所有目標指標和管理方案的實施情況進行檢查。
            4.11 目標指標和管理方案的修改
            4.11.1一般情況下每一輪(如一年)PDCA大循環完成時,即管理評審過程中應對目標指標的完成情況進行全面評價,并進行修改、提高,以滿足變化的情況的需要,并體現持續改進的承諾。
            修訂后的目標指標和管理方案由管理者代表審核,總經理批準。
            5 相關文件
            《環境因素識別和評價控制程序》
            《管理評審控制程序》
            《環境目標、指標一覽表》
            6記錄
            YSR/R433-01《環境管理方案》

            人力資源控制程序

            編號:YSR/EP442-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            1  目的

                規定培訓的計劃和實施規范,為實施、保持和改進環境管理體系提供適用的人員(包括承包商人員、臨時工作人員、合約職員、外派職員等)。
            2  范圍
                本程序適用于公司全體員工所有有關環境的教育培訓的管理、實施和記錄。
            3  職責
            3.1 辦公室負責確定員工能力需求和員工培訓計劃,并組織實施培訓,負責根據人員能力安排適當的工作。
            3.2 各職能部門負責根據培訓計劃的安排配合培訓的實施和記錄。
            4  程序
            4.1培訓需求
            4.1.1辦公室負責制定本公司從事影響服務環境活動的各崗位人員任職資格要求,規定各級各類人員的環境權限。
            4.1.2 辦公室在規定人員職責和權限時,應從各崗位人員的受教育程度、培訓經歷、技能水平、工作經歷及本公司現狀等方面進行考慮。
            4.2  培訓計劃
            4.2.1 各有關部門每年年末根據辦公室的能力需求衡量本部門人員的工作能力,根據其工作能力和表現制訂培訓計劃,經總經理審批后實施。
            4.2.2 辦公室根據各部門的培訓要求,結合能力需求,制訂年度的培訓實施計劃,計劃中應包括:
            ²        培訓對象
            ²        培訓主要內容
            ²        培訓方式
            ²        培訓時間等
            4.2.3 在制訂培訓計劃時應考慮安排一定的意識方面培訓,使處于每一有關職能與層次的人員都意識到:
            a)   滿足顧客和法律法規要求的重要性;
            b)   自己從事的活動對公司發展的相關性;
            c)   公司鼓勵員工參與環境管理,為實現環境目標作出貢獻。
            4.2.4年度培訓計劃在實施前應經總經理批準。
            4.3 培訓實施
            4.3.1 培訓的方式可分為內部培訓和外部培訓,可采用老師授課、專書閱讀、會議討論、師徒制、上級對下級的督導等方法。
            4.3.2 作為師資的培訓人員,本身應經過該項培訓,并具備一定的實踐能力,師資的確認由辦公室負責。
            4.3.3 辦公室或各職能部門按公司年度教育培訓計劃組織培訓時,確定培訓時間,制定培訓方案,明確培訓地點、要求等事項,并預先通知各有關部門人員,以便作好工作安排。
            4.3.4 國家規定需取得有關資格證明的培訓項目,如司爐工培訓,辦公室應安排外部培訓,外部培訓的機構應是具有相應培訓資格的,并能夠辦理相應的資格證書。
            4.4 培訓有效性的確認:
            4.4.1 培訓的有效性確認方法由各職能部門根據計劃的安排,組織培訓有效性確認工作。
            4.4.2培訓有效性確認的途徑包括:
            ²        記錄培訓效果及評價,證明培訓已進行;
            ²        獲取相應的資格證書,證明培訓已進行;
            ²        通過筆試進行評價;
            ²        采取上課或專門時間口試的抽查進行評價有效性;
            ²        通過一段時間的實踐操作,證明有效性;
            ²        通過公司組織的各項檢測、檢查、內部審核證明培訓的有效性。
            4.5 培訓記錄
            4.5.1 員工培訓后,其培訓記錄及考核結果應填寫在“培訓實施記錄”中,及時報辦公室備案。
            4.5.2辦公室根據人員參加的培訓及考核情況建立《員工培訓臺帳》,作為員工檔案進行管理控制。
            4.6 對因臨時任務、各項檢查審核發現等引起的需臨時追加的培訓項目,各相關部門通過培訓申請表報辦公室,辦公室經審查批準后方可臨時增加培訓。臨時增補的培訓不另列計劃,但培訓的實施、有效性確認、培訓記錄均應按本程序要求執行。
            4.7 公司應根據需要定期進行全體員工的環境宣傳、教育,并予以記錄。
            4.8 公司人員的各類培訓記錄由辦公室負責歸檔保存。
            5  相關文件
            《溝通控制程序》
            《各崗位人員工作標準》
            《人事管理制度》
            6  記錄
              YSR/R-442-01《培訓申請表》
            YSR/R-442-02《年度培訓計劃》
            YSR/R-442-03《培訓記錄》
            YSR/R-442-04《員工培訓臺帳》
            YSR/R-442-05《人員資格確認表》
             

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            溝通控制程序

            1  目的
                保障信息交流暢通,及時、準確傳遞。對環境管理體系的信息采用數據分析的科學方法,保證公司各部門之間,公司與相關方之間及時溝通各類信息,達到過程和產品的有效控制,以證實環境管理體系的適宜性和有效性,尋求持續改進機會。
            2  適用范圍
                適用于環境管理體系內部和外部信息的交流和溝通管理,以利于體系過程的數據分析和應用。
            3  職責
            3.1  最高管理者確保在組織內建立適當的溝通渠道,確保環境體系的有效性溝通。
            3.2  辦公室作為最高管理者行政管理機構,是環境信息的綜合管理部門,負責與上級和行業主管部門以及相關方的信息接收、傳遞和處理。
            3.3  各部門負責各自過程中的數據和信息傳遞。
            3.4  各相關職能部門予以協助,上傳下達、內外溝通,并選用適用的統計技術進行數據分析、處理。
            3.5  各部門和各作業崗位做好本部門和信息交流,并向職能部門傳遞相關信息。
            4   工作程序
            4.1  內部信息
                最高管理者應確保在組織內建立適當的溝通渠道,確保環境體系的有效性溝通。
                內部信息主要包括:
            a.體系運行信息(向員工傳達環境方針、目標、報告各部門體系運行狀況和內外部審核、糾正措施和預防措施的驗證結果、管理評審結果等);
            b.內部管理制度、員工有關環境方面的建議和要求、相應法律、法規的信息傳遞;
            c.公司領導意圖貫徹以及職能部門之間、職能部門和生產車間之間的聯系和溝通;
            d.作業場所和活動中的隱患,評價出的環境因素、風險控制措施等;
            e.應急準備和響應計劃;
            f.績效監視、測量結果;
            g.設備設施及物資變更情況;
            h.組織機構變化情況;
            i.新項目等;
            j.其他媒體對公司有影響的信息。
            內部信息可采用口頭、電話、通知、通報、書面報告、刊物、會議、板報等多種方式。
            4.2  外部信息
                外部信息主要包括:
            a.法律、法規、標準信息;
            b.執行機構信息:如來自國家、地方和行業方面的,環保部門、勞動安全部門、檢測監督機構、行業協會、認證機構等相關信息以及上級部門的要求;
            c.外部的安全環境檢查、參觀、訪問等;
            d.市場信息和顧客、供方等相關方信息;
            e.同行業技術信息和專業會議信息,競爭對手的產品信息服務信息和技術信息;
            f.公司環境方針的對外宣傳;
            h、必要時,公司所涉及的重要環境因素;
            i.相關方關注的問題;
            j.與政府當局關于應急策劃和其他的相關問題。
            4.3  外部溝通的方式
                可采用口頭、電話、通知、書面報告、會議、年報、網址和社區會議等多種方式。
            4.4  環境、質量協商和溝通實施
            4.4.1  環境管理委員會負責如下工作:
            a.定期組織召開環境工作例會;
            b.根據生產情況由生產部組織相關部門進行環境檢查;
            c.參加事故、事件調查,分析和處理事宜;
            d.進行環境內,外部事宜協商、協調工作。
            4.5  辦公室,必要時辦公室,每三個月作一次環境信息匯總分析,分類后上報管理者代表。
            4.6  信息處理
            4.6.1  采用“工作聯絡單”,傳遞給相關部門或主管領導。如需要時,有關環境及體系運行等方面的信息,可由辦公室和相關部門分別負責處理。涉及到外部相關方的信息處理,報管理者代表批準(必要時向總經理匯報),作出處理決定。
            4.6.2  不論內部或外部的,對顧客關注的問題和對重要環境因素影響的信息都要特別加以注意,并迅速采取處理措施,記錄其處理決定。緊急狀況執行《應急準備與響應程序》。
            4.7 數據分析及統計技術應用
            4.7.1  可采用的統計技術
              可根據所獲得的內、外部信息,采用統計技術的方法對產品實現過程其產品質量、生產環境的運行控制及產品特性的數據(包括資料的)信息,以圖表的形式反應出來,判斷薄弱環節、環境隱患、安全隱患和趨勢,提高解決問題的有效性和效率。
            4.7.2 數據分析的作用
            數據分析可提供以下方面的信息:
            a.顧客滿意 通過分析找出顧客滿意不滿意的主要方面及目前的和未來的愿望和要求;
            b.與產品要求的符合性 通過分析,找出產品質量中存在的主要問題,作為技術主攻方向;
            c.過程和產品的現狀與發展趨勢是否反映了潛在問題(有關質量的、環境的),有無必要采取措施;
            d.供方產品和過程的相關信息 了解供方環境的控制情況是否與本公司環境管理體系相適應、相匹配,以及相互的改進需求。
            4.7.3 利用數據分析結果對環境管理體系活動過程和產品質量進行評價,從中尋找改進的機會及對重要環境因素的評估,確定從哪些方面、哪些環節加以改進,提出決策建議。
            5 重要環境因素的外部溝通
            5.1公司首先應確定就重要環境因素是否需進行外部溝通,由辦公室負責組織相關部門對此進行評審,并將評審結果填寫在《外部溝通評審單》中,
            5.2如需對涉及的重要環境因素進行外部溝通,如公司獲取適用的法律和其他要求的更新變化信息、市場環境需求的變化信息、客戶對公司所提供產品或服務的環境要求、廢棄物處理處置的相關信息等。公司需將這些決議形成文件,納入第三層次文件統一進行管理。
            5.3重要環境因素的外部溝通可采用發函、會議、“外部信息溝通單”等形式。
            6 相關文件
            YSR/EP453-1  不符合、糾正和預防措施控制程序
            YSR/EP447-1  應急準備與響應控制程序
            7相關記錄
            相關數據分析圖表
            YSR/R443-01《信息反饋單》
            YSR/R443-02《外部溝通評審單》
            YSR/R443-03《外部信息溝通單》

            文件控制程序

            編號:YSR/EP445-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            1、目的

                規定公司內與環境及環境管理體系有關的所有文件和資料的控制方法與責任。
            2、范圍
                本公司內所有與環境管理體系有關的文件。
            3、職責
            3.1總經理負責批準《環境管理手冊》與方針、目標指標;
            3.2辦公室負責組織環境體系文件的編制,負責環境體系文件的發放、更改、回收的管理和控制;
            3.3各部門負責本部門內部管理環境體系文件的管理;
            4、定義
            5、程序
            5.1 文件的編制、批準和發布
            5.1.1 文件的分類
            a)               環境手冊
            b)               環境程序文件:
            l                 ISO14001:2004標準所要求的形成文件的程序;
            l                 公司為確保環境管理體系過程的有效策劃、運行和控制所需的文件,詳見《程序文件目錄》。
            c)               其它執行的文件。
            l                 行政管理文件(各種管理制度、崗位職責等)
            l                 內部服務規范文件——服務評價標準、服務規范等。
            l                 外來文件——國家標準、行業標準,行業管理部門與產品環境有關的發文及要求等;
            l                 適用的法律法規等;
            5.1.2 文件的編寫和審批
            5.1.2.1 各類文件原則上由文件管理內容的職能部門負責編制起草,辦公室或辦公室負責組織協調。
            5.1.2.2 各類文件的編制和起草部門,對其所編制起草的文件都必須經過指定的責任人員審核和批準后方能發布。
            l                 環境管理手冊、程序文件需經管理者代表審核,總經理批準后發布實施;
            l                 其他規范類管理文件可經部門負責人審批后發布實施。
            5.1.2.3 環境體系文件應保持清晰,語句應通順,易于理解和參照執行。
            5.1.2.4 文件的開頭應說明文件編制的目的、使用的范圍、相應的職責、具體的要求、所需的記錄等,必要時,應對有關詞語給出定義。
            5.1.2.5 文件中應注明相應參考文件的名稱,以利于檢索;辦公室應編制并定期更新各類文件受控清單,以便于執行部門檢索。
            5.2 文件的標識
            5.2.1為保證文件具有標識的唯一性,文件應有唯一性的編碼。
            5.2.2本程序規定范圍內的所有文件發布前都將清楚地編號、標識,其編號方法如下:
            Ø         環境手冊:

            YSR/
            EM
            企業代號
            環境手冊代號

            Ø         程序文件:

            YSR/
            EP×××
            企業代號
            程序文件代號和手冊章節號
            ×
            該章節產生的文件順序號

            注:如YSR/EP445-1 表示ISO14001:2004標準4.4.5條款第一個程序文件《文件控制程序》。
            Ø         第三層管理文件:
                按照公司質量管理體系編號或者標準化體系編號進行。
            Ø         環境記錄編號為:
                按照公司質量管理體系編號進行。
            5.2.3文件版本、修訂狀態的規定
                體系文件的初始版本/修訂狀態為A/0,第一次換版為A版,以后換版依次類推為C版、D版、……,文件第一次換頁修改修訂狀態為1,以后修改依次為2、3、……。
            5.2.4公司內部使用的現行有效文件應形成《受控文件清單》,由辦公室負責編制。
            5.2.5外來文件由辦公室收集,并匯總反饋辦公室。辦公室負責編制《受控文件清單》,其編號按原編號實施。
            5.2.6辦公室負責不定期核查公司所執行的有關國家及行業等法律性文件的有效性。
            5.3文件的管理
            5.3.1文件分“受控”和“非受控”兩種,文件是否受控,取決于發放時對其控制要求的不同而不同。非受控文件只進行登記,不再進行后續修改的跟蹤。受控文件的受控方式分為:
            發放號管理:指在發放文件文本時,對每一文本進行獨立的發放編號,以確保需要回收時能收回發放區域的文本。文件發放時,應對發放范圍內的文件在《文件發放審批、登記表》及文件文本上,進行編號,當文件需要回收時,按發放號回收文件。此類受控文件需在文件相應位置加蓋紅色“受控”印章,或者在文件右上角注明受控狀態標識。
            直接發放:指在發放文件時,只需保證按發放范圍的要求發放到位,確保文件的使用區域均能得到有效文本,無收回的要求。文件發放時,只需按發放范圍在《文件發放審批、登記表》上登記即可。如:上級主管部門下發的公文,公司內部下發的公文等。
            已納入本公司環境管理體系的法律、法規及標準等,應及時跟蹤其有效版本,以確保使用有效的外部文件。應定期發布有效版本清單,控制其使用狀態。如:外來標準,環境記錄表式等。
            5.3.2文件發放時,應采用“文件發放審批、登記表”進行登記,登記時應注明文件的發放號作為文件受控狀態的標識,以供文件更改時使用。
            5.3.3各部門應建立自己部門的“受控文件清單”,登記收到和發放的文件的名稱、編號、數量、版本及修訂狀態等。
            5.3.4 辦公室應確保在體系運行的重要場所、重要作業人員能得到相應的有效版本的文件。
            5.3.6 文件的保管部門應采取保護手段以防止文件的損壞,如:使用文件夾、檔案袋保管文件;文件的存放處應防火、防潮、防蛀。
            5.3.5 當發布新版本文件時,在新版本文件實施之日起,被替代的文件自然失效,發文部門應及時從所有發放該文件的場所,收回失效的受控文件。
            5.3.7 如失效的文件需保存時,應在醒目位置加蓋“作廢保留”章加以標識,防止誤用。
            5.3.8 文件發放范圍規定:
            A)環境管理手冊、程序文件的發放范圍為總經理、管理者代表及各部門、科室負責人;
                B)其它文件由發放部門自行決定發放范圍。
            5.3.9 文件借閱:文件借閱時應辦理相應的手續,并填寫《文件借閱/復制審批單》,注明借閱部門、借閱人、借閱時間及相應的歸還時間。
            5.4 文件的更改
            5.4.1 文件的更改采用“文件更改通知單”的形式,由申請更改部門注明申請理由和更改的具體要求,交辦公室辦理更改。
            5.4.2 除了提出更改的情況外,公司應利用內部審核和管理評審的機會,對文件的適宜性、有效性進行評審,并根據持續改進的思想,提出文件修改的意見。
            5.4.3 文件更改的審批原則上由原審批部門或負責人進行,當審批人發生變化時,應提供足夠的文件審批的依據。
            5.4.4 文件審批的原始資料由辦公室負責保管。發放的文件上應注明相應人員的部門代號。
            5.4.5各部門在進行文件更改時,應對所有發放的受控文件,按發放范圍統一更改。
            5.4.5 辦公室應定期發布公司總的“受控文件清單”。
            5.4.7 手冊整份文件為更改單元,程序文件以每一個程序為更改的單元,其它文件以相對獨立的文件為更改單元。
            5.4.8文件更改時采取杠改或換頁方式進行。更改時,由更改人將錯誤處用斜線劃掉,在空白處填寫正確語句,并簽名和日期。當一頁杠改超過五處或一次更改內容較多時,采取換頁方式更改。換頁更改時,文件的修訂狀態作相應的變化。
            5.5 資料的管理
            5.5.1資料:指對公司工作有指導意義及參考價值的各類存檔文件、技術資料、存檔環境記錄、書籍、期刊、音像制品等。
            5.5.2對公司內需存檔的資料,各部門應根據檔案管理的需要,每年進行整理,交辦公室歸檔保管,保管方式應便于存取和檢索。
            5.5.3 歸檔資料保存環境應適宜,具有防火、防潮等措施,以防止損壞、變質和丟失。
            5.5.4 資料的保存期一般為五年,超過保存期的檔案,經資料鑒定后,進行銷毀。鑒定由管理者代表會同各部門負責人共同實施,銷毀由辦公室負責實施。
            6、引用文件
            7、記錄
            YSR/R-445-01《受控文件清單》
            YSR/R-445-02《文件發放審批、登記表》
            YSR/R-445-03《文件更改通知單》
            YSR/R-445-04《文件更改一覽表》
            YSR/R-445-05《檔案移交(接收)登記表》
            YSR/R-445-06《文件借閱/復制審批單》
             
             

            運行控制程序

            編號:YSR/EP446-1
            版次:A/0
            受控狀態:受控
            1、目的

            對與公司的環境因素有關的運行與活動進行有效控制,確保其符合環境方針、目標與指標的要求,以實現環境行為的不斷改進。
            2、適用范圍
            適用于公司環境管理體系運行過程的控制。
            3、職責
            3.1 生產部為歸口管理部門。
            3.2 生產部負責設備及環境設備的維護保養。
            3.3 辦公室負責監視與測量裝置的管理。
            4、環境管理工作程序
            4.1 公司在日常的環境管理中,對與重要環境因素相對應的運行與活動進行重點控制,對其中可能造成重大環境影響的作業點,明確控制的要求。
            4.2 對廢水排放、危險化學品、危險廢棄物、大氣污染物的排放編制相關的控制程序和運行操作規程。對法律、法規有明確要求的,按《績效監測控制程序》進行檢查,并評價法律、法規的遵循情況;
            4.3 嚴格按照相應工藝規程和作業指導書的要求進行生產;各部門參照設備管理控制要求對環保設備以及進行維護保養;辦公室負責監視與測量裝置的管理。
            4.4 公司對可能造成重大環境影響的設備采取相應措施進行管理,如對對于漏、滴油現象采用托盤予以收集等,
            4.5倉庫負責做好倉庫內化學物品的貯存和使用,要防止直接傾倒、泄漏等異,F象的發生。
            4.6 各部門按規定地點分類放置廢棄物,并進行處理:
            a. 對可直接回收利用的廢棄物,如廢紙箱、廢金屬等,由生產車間組織出售;
            b. 對不可直接回收利用的廢棄物,如廢機油、廢油布、廢電池、廢燈管、廢電線電纜等,由生產車間安排分類處置。
            4.7生產部負責對公司的水、電、氣、油類等能源進行規劃管理,增設必要的能源計量儀表,每月統計用量,對主要耗能設備進行重點管理,以確保能源充分有效的利用,降低單產的能耗。
            4.8 各部門嚴格依據以上程度和標準的要求,開展環境管理工作,并做好相應記錄。出現不符合情況時,參照《不符合、糾正和預防措施控制程序》處理,辦公室聯合辦公室隨時檢查各部門的執行情況。
            4.9 對新上工程、工程技術改造等新項目的管理執行公司管理體系的運作方式。
            4.10 對于相關方,依據《相關方控制程序》對其施加影響,使他們的行為符合程序和有關要求。
            4.11 對緊急情況的處理詳見《應急準備與響應控制程序》。
            5、相關文件
            5.1《資源能源控制程序》
            5.2《廢棄物控制程序》
            5.3《應急準備與響應控制程序》
            5.4《相關方管理控制程序》
            5.5《績效監測控制程序》
            5.6《不符合、糾正和預防措施控制程序》

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